ГИС ЖКХ

Что делать с персональными данными в протоколе ОСС для ГИС ЖКХ

Опубликовано 12 октября 2017 года Время прочтения 5 минут
Что делать с персональными данными в протоколе ОСС для ГИС ЖКХ

Вы провели общее собрание собственников и составили протокол. Теперь об итогах собрания нужно уведомить собственников и ГЖИ, а протокол ещё разместить в ГИС ЖКХ.

Появляется закономерный вопрос: нужно ли обезличивать персональные данные в протоколе общего собрания собственников помещений в МКД. Ответственность за нарушение законодательства о персональных данных ужесточилась, и всем страшно.

Объясняем, что бояться нечего.

Как разместить протокол ОСС в ГИС ЖКХ

Персональные данные в протоколе ОСС

После подписания протокола общего собрания управляющая организация в течение 10 дней размещает в ГИС ЖКХ следующие данные об общем собрании собственников:

  • количество участников голосования по каждому вопросу повестки дня;
  • количество голосов «за», «против», «воздержался» по каждому вопросу повестки дня;
  • протокол ОСС;
  • решение лица, принявшего участие в голосовании (для заочного голосования – бюллетень).

Даже если голосование не состоялось – не набралось кворума – протокол ОСС необходимо внести в систему.

Возникает вопрос, нужно ли обезличивать в протоколе ОСС персональные данные. Их в нём немало:

  • паспортные данные,
  • номера квартир,
  • ФИО,
  • подписи,
  • данные о собственности.

В протоколе ОСС есть сведения о счётной комиссии и председателе собрания. В реестре собственников, принимавших участие в собрании, указаны:

  • ФИО,
  • паспортные данные (при наличии),
  • подписи,
  • сведения о праве собственности.

Сомнений не вызывают только сведения об инициаторе собрания, которые не являются персональными данными.

Как получить с собственников согласие на обработку персональных данных

Не обезличивайте персональные данные в ГИС ЖКХ

Организации, поставляющие коммунальные ресурсы, необходимые для оказания коммунальных услуг, и организации, оказывающие такие услуги, раскрывают в системе информацию, предусмотренную законодательством о ГИС ЖКХ (п. 4 ст. 165 ЖК РФ).

Состав информации, которую нужно разместить в ГИС ЖКХ, определяет приказ Минстроя РФ, Минкомсвязи РФ от 29.02.2016 № 74/114/пр. Персональные данные, предусмотренные этим приказом, размещаются в закрытой части системы, если иное не предусмотрено федеральным законодательством (пп. 12 п. 2 Приказа).

Доступ в закрытую часть системы предоставляется только по логину и паролю. Их видят те лица, которые могут их видеть по закону, и собственники конкретного дома. Протоколы собраний собственников размещаются в закрытой части системы в полном объёме – полностью весь протокол со всеми приложениями:

Напомним, что, согласно требованиям к оформлению протоколов ОСС, утверждённым приказом Минстроя РФ от 25.12.2015 № 937/пр, протоколы ОСС включают в себя сведения о присутствующих на общем собрании лицах.

Для физических лиц такие сведения содержат: фамилию, имя, отчество собственника помещения в МКД или его представителя,  номер помещения в МКД, собственником которого является физическое лицо и реквизиты документа, подтверждающего право собственности, количество голосов, которыми владеет собственник, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя собственника, подписи указанных лиц.

Все эти сведения считаются персональными данными и размещаются в закрытой части ГИС ЖКХ. Протокол не отображается в открытой части системы.

Если собственники не дают согласие на публикацию персональных данных в закрытой части системы, рекомендуем вам взять с них расписку об отказе.

Если же такие персональные данные у вас уже есть, вы не обязаны спрашивать у собственников разрешения, в силу закона вы обязаны передать их в ГИС ЖКХ. Но если вы поручаете размещать сведения сторонней компании или пользуетесь облачным сервисом, в этом случае нужно брать согласие на передачу персональных данных.

С 1 января 2018 года начинает действовать новая норма по размещению протоколов ОСС в ГИС ЖКХ. Появится новая должность в Жилищном кодексе РФ – администратор общих собраний собственников помещений МКД. Это человек, который проводит ОСС в ГИС ЖКХ.

Рекомендуем вам заранее подготовиться и внести поправки в Политику обработки персональных данных. Взять согласие с собственников о том, что они согласны передавать свои персональные данные администратору.

Что делать, если суд признал протокол ОСС недействительным

Обезличьте персональные данные на Реформе ЖКХ

До 1 января 2018 года Реформа ЖКХ остаётся лицензионным требованием и заполнять её нужно. Здесь ситуация, обратная ГИС ЖКХ. Если в системе скрывать персональные данные не нужно, то в Реформе ЖКХ их нужно обезличивать.

Согласно п. 10 ст. 161 ЖК РФ управляющая организация должна обеспечить свободный доступ к информации о своей деятельности и оказываемых услугах в соответствии со Стандартом раскрытия информации.

Стандарт раскрытия информации, обязательный для управляющих организаций, ввело постановление Правительства РФ от 23.09.2010 № 731. К этому постановлению Минстрой РФ выпустил приказ № 882/пр, в котором утвердил формы раскрытия информации.

В форме 2.7 нужно размещать сведения о проведённых общих собрания собственников. При этом приложить нужно сканированную копию протокола ОСС, содержащего решение собрания.

Это значит, что вы сканируете протокол, формируете файл .jpeg или .pdf и размещаете на Реформе ЖКХ не весь протокол, а только ту его часть, в которой содержится решение собственников – резолютивную часть.

Реестры собственников и другие документы, по Стандарту раскрытия информации, выкладывать на Реформу ЖКХ не нужно. Если в этой части встретятся персональные данные, их нужно обезличить.

Если у вас остались вопросы, вы всегда можете обратиться к нам за консультацией. Мы помогаем УО, ТСЖ и ЖСК соответствовать ФЗ №209 о ГИС ЖКХ (заполнение и ведение ГИС ЖКХ). Автоматизируем выгрузку данных в ГИС ЖКХ. А также помогаем проводить общие собрания собственников МКД. Будем рады помочь и вам!

Полезные статьи по теме:

Полное или частичное копирование материалов разрешено только при указании источника и добавлении прямой ссылки на сайт roskvartal.ru

Хотите первыми узнавать о новых полезных материалах?

Нажмите «Подписаться», чтобы читать
Блог РосКвартала в Facebook