Документы в ГИС ЖКХ 

В некоторых разделах системы, обязательных к заполнению требуется загружать документы. Например, договор управления или протоколы общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах.

К оформлению таких документов предъявляются определённые требования: очень важно, чтобы они были полностью выполнены.

Форматы документов 

Требования к форматам документов были утверждены Приказом Минкомсвязи и Минстроя России от 23.03.2015 № 88/203/пр «Об утверждении форматов электронных документов, размещаемых в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства».

Согласно приказу:

• нормативно-правовые акты размещаются в виде текстовых файлов в формате .PDF или .PDF/A
• иные текстовые документы – в виде текстовых файлов в формате .PDF, .doc, .docx или RTF
• документы, представляющие собой таблицу, могут размещаться в формате .xls, .xlsx
• графические материалы должны быть размещены в систему виде файлов в формате JPEG или TIF

Размер любого файла, размещаемого в системе, не должен превышать 50 мегабайт. Вся информация, загружаемая в ГИС ЖКХ, должна быть доступна для чтения, читаема, не должна быть зашифрована или защищена программными средствами, не позволяющими осуществить ознакомление с её содержанием документа без средств расшифровки.

В соответствии с п. 2 Приказа Минсвязи и Минстроя РФ от 23.03.2015 № 88/203/ файлы, размещаемые в системе и содержащие нормативные правовые акты и иные текстовые документы, должны допускать возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста в таких файлах.

Поэтому документ нужно отсканировать и распознать.

Электронный образ документа

Электронный образ документа – это электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

Документы, которые создаются на бумаге, размещаются в ГИС ЖКХ в виде электронного образа документа (п. 159 Порядка, утверждённого приказом Минкомсвязи РФ и Минстроя РФ от 28.12.2015 № 589/944/пр).

В приказе Росреестра от 30.04.2014 № П/203 перечислены требования к электронным образам бумажных документов. Документ должен быть в формате .PDF и обеспечивать визуальную идентичность бумажному оригиналу в масштабе 1:1.

Электронный образ документа должен позволять в полном объёме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Электронный образ документа, состоящего из двух и более листов, формируется в виде одного файла.

При сканировании бумажного документа лучше использовать режим сканирования «оттенки серого» с разрешением 200 dpi. Нельзя ничего замазывать или заштриховывать.

Электронный документ 

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149‑ФЗ).

В ГИС ЖКХ электронный документ – информация в электронной форме, заверенная простой электронной подписью. Такой документ равнозначен документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью. ГИС ЖКХ опознаёт пользователя на основании сведений, указанных при регистрации в ЕСИА (п. 11 Порядка и способов размещения информации в ГИС ЖКХ).

Электронный документ можно прочитать с компьютера, планшета или мобильного телефона, передать через интернет или обработать в информационных системах.

Примеры документов, которые размещаются в ГИС ЖКХ в виде электронных документов: заявка на регистрацию, пользовательское соглашение и т.д.

Персональные данные 

Согласно приказу № 74/114/пр, персональные данные размещаются в закрытой части системы, если иное не предусмотрено законодательством.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ предусматривает обезличивание персональных данных.

Необходимо сделать так, чтобы определить принадлежность персональных данных конкретному лицу было невозможно.

Так, например, в договоре управления персональные данные обезличиваются, а в протоколах ОСС – нет.