Документы в ГИС ЖКХ
В некоторых разделах системы, обязательных к заполнению требуется загружать документы. Например, договор управления или протоколы общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах.
К оформлению таких документов предъявляются определённые требования: очень важно, чтобы они были полностью выполнены.
Форматы документов
Требования к форматам документов были утверждены
Согласно приказу:
- нормативно-правовые акты размещаются в виде текстовых файлов в формате .PDF или .PDF/A
- иные текстовые документы – в виде текстовых файлов в формате .PDF, .doc, .docx или RTF
- документы, представляющие собой таблицу, могут размещаться в формате .xls, .xlsx
- графические материалы должны быть размещены в систему виде файлов в формате JPEG или TIF
Размер любого файла, размещаемого в системе, не должен превышать 50 мегабайт. Вся информация, загружаемая в ГИС ЖКХ, должна быть доступна для чтения, читаема, не должна быть зашифрована или защищена программными средствами, не позволяющими осуществить ознакомление с её содержанием документа без средств расшифровки.
В соответствии
Поэтому документ нужно отсканировать и распознать.
Электронный образ документа
Электронный образ документа – это электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
Документы, которые создаются на бумаге, размещаются в ГИС ЖКХ в виде электронного образа документа (
Электронный образ документа должен позволять в полном объёме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Электронный образ документа, состоящего из двух и более листов, формируется в виде одного файла.
При сканировании бумажного документа лучше использовать режим сканирования «оттенки серого» с разрешением 200 dpi. Нельзя ничего замазывать или заштриховывать.
Электронный документ
Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме (
В ГИС ЖКХ электронный документ – информация в электронной форме, заверенная простой электронной подписью. Такой документ равнозначен документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью. ГИС ЖКХ опознаёт пользователя на основании сведений, указанных при регистрации в ЕСИА (
Электронный документ можно прочитать с компьютера, планшета или мобильного телефона, передать через интернет или обработать в информационных системах.
Примеры документов, которые размещаются в ГИС ЖКХ в виде электронных документов: заявка на регистрацию, пользовательское соглашение и т.д.
Персональные данные
Согласно
Необходимо сделать так, чтобы определить принадлежность персональных данных конкретному лицу было невозможно.
Так, например, в договоре управления персональные данные обезличиваются, а в протоколах ОСС – нет.
Источник: РосКвартал® — интернет-служба №1 для управляющих организаций