Мы уже рассказывали, что автоматизация работы диспетчеров позволяет экономить сотни тысяч рублей в год. Сделать это легко – используя, например, сервис «АДС на 100%». Мы постоянно его улучшаем и совершенствуем. Сегодня расскажем о трёх новых возможностях, которые помогают тратить меньше времени сотрудникам АДС на рутину.
Автоматическое создание повторяющихся периодических заявок по расписанию
Минимальный перечень работ и услуг по содержанию МКД насчитывает десятки позиций. Чтобы в рутине дел ничего не упустить, УО с помощью сервиса «АДС на 100%» может автоматизировать рутинные процессы уже на этапе постановки задач.
В этом поможет новый функционал системы – автоматическое создание повторяющихся заявок. Он позволит один раз настроить параметры расписания для разных видов работ, которые УО и ТСЖ выполняют периодически, например, ежедневно, ежеквартально или раз в две недели.
Для этого зайдите в сервис и в правах доступа поставьте соответствующую галочку – «Доступ к настройкам расписаний по автоматизации создания заявок»:
Затем перейдите на страницу Журнала заявок: там должен появиться значок «Расписание по заявкам».
Создавайте новые графики через кнопку «+ Новое расписание». Настроить автоматическое формирование заданий можно для квартирных, общедомовых и даже городских работ. Добавьте одну или несколько услуг для выполнения из справочника:
Также в графике обязательно следует указать адрес, по которому будут выполнены работы и название расписания. Важное поле – период его действия. Если данные поля не заполнять, то дата начала подставится автоматически текущей датой и расписание будет действовать бессрочно. Вы можете создать график ежедневных, еженедельных заявок на работы или выбрать конкретные дни месяца:
Далее система с заданной периодичностью будет сама генерировать задачи и направлять их исполнителю в нужные дни. Чтобы всё прошло гладко, следуйте инструкции.
Для удобства мы настроили фильтры поиска таких задач в сервисе, а также поля с названием и описанием для каждого расписания. Автоматические заявки могут появляться в определённый вами период года или бессрочно.
О взаимодействии АДС с населением, властями и экстренными службами155220
График нерабочих дней сотрудников для своевременного исполнения заявок
Ещё одна новая возможность сервиса «АДС на 100%» – указать нерабочие дни сотрудника, например, отпусков. Тогда система будет показывать такие дни в графике работников, что можно учитывать при направлении им заявок на исполнение.
Чтобы внести в сервис график сотрудника, перейдите в раздел «Настройки» – «Пользователи и группы», а затем выберите нужного работника. Через три синие полоски справа от его фамилии, имени и отчества перейдите к функционалу «Добавить нерабочие дни»:
Мы добавили три типа таких дней: отпуск, больничный или отгул. Каждый из них для отображения имеет свой цвет: зелёный, красный и жёлтый соответственно.
После установки нерабочих дней пользователь по-прежнему будет доступен для выбора его в качестве исполнителя, но система добавит соответствующий значок на иконку с ФИО, предупреждающий об отпуске, больничном или отгуле.
Подробнее о настройке нерабочих дней сотрудников – в нашей инструкции.
Как должен осуществляться контроль за выполнением заявок в АДС66593
Автоматическое назначение исполнителя на определённую группу или вид услуг
Третье полезное обновление сервиса для автоматизации работы АДС – возможность настроить работу так, чтобы при создании заявки на неё автоматически прикреплялся нужный исполнитель. Для этого:
- В настройках по заявкам поставьте галочку в строке «Автоматически выбирать исполнителя»:
- В настройках в Справочнике закрепите за конкретной группой услуг или услугой нужного сотрудника:
Добавьте к такой услуге или их группе нужного пользователя через раздел «Исполнители» – «+» – «Выбрать», после чего сохраните изменения. После этого система при формировании заявки будет автоматически выбирать исполнителем сотрудника, прикреплённого к выбранной услуге.
Если прикрепить к виду работ или услуг несколько сотрудников-исполнителей, то при создании заявки сервис выберет первого в списке, который формируется в алфавитном порядке.
Цифровая платформа «Умная управляющая организация» от РосКвартала69982
Больше возможностей – с сервисом «АДС на 100%»
Сервис «АДС на 100%» постоянно развивается и улучшается. С его помощью управляющие домами со всей России правильно выстраивают и автоматизируют ежедневную деятельность диспетчерской, экономя на этом деньги и время сотрудников. Получите демо-доступ уже сейчас.
Чтобы принять участие в 30-дневном бесплатном тестировании и использовании сервиса для автоматизации диспетчерской – «АДС на 100%», оставьте заявку, и мы свяжемся с вами.
