В чём разница между электронным документом и электронным образом документа

В ГИС ЖКХ можно размещать документы в виде электронного документа и электронного образа документа. В чём разница между этими понятиями, расскажем сегодня.

Как стать асом заполнения ГИС ЖКХ: советы и рекомендации

ГИС ЖКХ 14 мая 2021

Форматы документов для загрузки в ГИС ЖКХ

Документы загружаются в ГИС ЖКХ в форматах, которые утверждены совместным приказом Минкомсвязи РФ и Минстроя РФ от 23.03.2015 № 88/203/пр:

• графический документ – JPEG или TIF;
• НПА – .PDF или .PDF/A;
• текстовый документы – .PDF, .doc, .docx или RTF;
• таблица – .PDF, .doc, .docx, RTF, .xls, .xlsx.

Документы должны быть в таком виде, чтобы в них можно было найти и скопировать произвольный фрагмент текста. Размер файлов для размещения в системе – не больше 50 Мб.

Данные, которые вы загружаете в ГИС ЖКХ, должны быть доступны для чтения и читаемы. Их нельзя зашифровывать или защищать программными средствами, не позволяющими осуществить ознакомление с содержанием без средств расшифровки.

Когда и как УО отвечать в ГИС ЖКХ на запросы соцзащиты о долгах

ГИС ЖКХ январь’22

Электронный образ документа

Электронный образ документа – это электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

Документы, которые вы создаёте на бумаге, размещаются в ГИС ЖКХ в виде электронного образа документа (п. 159 Порядка, утверждённого приказом Минкомсвязи РФ и Минстроя РФ от 28.12.2015 № 589/944/пр).

В приказе Росреестра от 30.04.2014 № П/203 перечислены требования к электронным образам бумажных документов:

• файлы в формате .PDF,
• должен обеспечить визуальную идентичность бумажному оригиналу в масштабе 1:1.

Отдельного внимания заслуживает качество электронных образов документов. Электронный образ документа должен позволять в полном объёме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Электронный образ документа, состоящего из двух и более листов, формируется в виде одного файла.

Если вы хотите сканировать документ, используйте режим сканирования «оттенки серого» с разрешением 200 dpi. Замазывать, заштриховывать в электронном образе документа нельзя.

Например, вы размещаете в ГИС ЖКХ договор управления МКД. Это текстовый документ, поэтому выберите один из следующих форматов: .PDF, .doc, .docx или RTF. Сканируйте документ и сохраните в формате PDF, так будет удобнее.

Если текст договора в формате графического файла, переведите его в формат PDF. Можете воспользоваться программой Smallpdf, она отлично умеет это делать. Это же относится к дополнительным соглашениям к договору управления, актам выполненных работ, протоколу общего собрания собственников помещений МКД и т. п.

Отдельно договоры, заключённые в отношении нежилых помещений в МКД, в ГИС ЖКХ размещать не нужно.

При размещении договоров важно не нарушить Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Согласно приказу № 74/114/пр, персональные данные размещаются в закрытой части системы, если иное не предусмотрено законодательством.

№ 152‑ФЗ предусматривает обезличивание персональных данных. Имеются в виду действия, после совершения которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному лицу. Для договоров управления МКД обезличивайте персональные данные, для протоколов ОСС – нет.

Что делать с персональными данными в протоколе ОСС для ГИС ЖКХ

ГИС ЖКХ октябрь’17

Электронный документ

Определение понятию «электронный документ» даёт п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149‑ФЗ. Это документированная информация, представленная в электронной форме.

В ГИС ЖКХ электронный документ – информация в электронной форме, заверенная простой электронной подписью. Он равнозначен документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью. ГИС ЖКХ опознаёт пользователя на основе сведений, указанных при регистрации в ЕСИА (п. 11 Порядка и способов размещения информации в ГИС ЖКХ).

Электронный документ можно прочитать с компьютера, планшета или мобильного телефона, передать через интернет или обработать в информационных системах.

Примеры документов, которые размещаются в ГИС ЖКХ в виде электронных документов: заявка на регистрацию, пользовательское соглашение и т.д..

Для публикации информации в ГИС ЖКХ, вы используете электронную подпись. Заявление, которое вы заверили электронной подписью, и есть электронный документ.

Например, чтобы разместить в системе договор управления МКД, нужно отправить заявку, добавить управляемый объект и присвоить договору статус «Утверждён».

На каждом шаге добавления в ГИС ЖКХ договора управления на экране компьютера будут всплывать сообщения системы. В ГИС ЖКХ вы подписываете электронные документы (заявки) для размещения электронного образа документа – договора управления МКД.