Электронный образ документа

В совместном Приказе Минкомсвязи и Минстроя Российской Федерации №368/691/пр от 29.09.2015 года был закреплён перечень сведений (в том числе и документы, которые нужно загрузить в систему в виде электронного образа), подлежащих размещению на ГИС ЖКХ управляющей организацией. По прошествии восьми месяцев после вступления приказа в силу стало очевидно, что незнание требований, предъявляемых к электронному образу документа, ведёт к нарушениям законодательства, а следовательно, и к штрафам.

Что такое электронный образ документа и каким требованиям он должен соответствовать, чтобы его без страха можно было загрузить в систему ГИС ЖКХ - об этом наша статья.

ГИС ЖКХ: штрафы и дисквалификация уже реальность

ГИС ЖКХ февраль’16

О форматах электронных документов, размещаемых в ГИС ЖКХ

К документам, загружаемым в ГИС ЖКХ, предъявляются весьма определённые требования (были утверждены Приказом Минкомсвязи и Минстроя России от 23 марта 2015 г. № 88/203/пр «Об утверждении форматов электронных документов, размещаемых в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства»). Согласно данному приказу графические материалы должны быть размещены в систему виде файлов в формате JPEG или TIF.

Любые нормативно-правовые акты выкладываются в виде текстовых файлов в формате .PDF или .PDF/A, а иные текстовые документы - в виде текстовых файлов в формате .PDF, .doc, .docx или RTF, документы, представляющие собой таблицу, могут размещаться в формате .xls, .xlsx. Кроме этого, указанные документы должны допускать возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста.

Размер любого файла, размещаемого в системе, не должен превышать 50 мегабайт. Вся информация, загружаемая в ГИС ЖКХ, должна быть доступна для чтения, читаема, не должна быть зашифрована или защищена программными средствами, не позволяющими осуществить ознакомление с её содержанием без средств расшифровки.

Об утверждённом составе сведений о МКД, подлежащих размещению в ГИС ЖКХ, вы узнаете из этой статьи

Все перечисленные выше требования применяются к сведениям, которые размещает в систему ГИС ЖКХ управляющая компания. На сегодняшний день это исключительно сведения, касающиеся МКД, находящихся под управлением данной УК (Приказ Минкомсвязи и Минстроя Российской Федерации №368/691/пр от 29.09.2015 года):

• адрес дома;
• номер и дата договора управления МКД;
• даты начала и окончания осуществления обязанностей по управлению МКД, предусмотренные договором управления;
• дата расторжения договора управления МКД;
• основание для заключения или расторжения договора управления МКД.

Помимо этого, загрузке в ГИС ЖКХ подлежат электронные образы следующих документов:

• протокола конкурса по отбору управляющей компании для управления МКД (даже если конкурс был признан несостоявшимся) или решения/протокола общего собрания собственников помещений в МКД о выборе УК, или протокол ОСС о выборе УК, сформированный с использованием ГИС ЖКХ (при проведении ОСС в форме заочного голосования с применением системы);
• договора управления МКД (в том числе заключённого в электронной форме, в том числе с использованием ГИС ЖКХ). Если договор управления был заключён с каждым собственником помещения в МКД, в систему нужно разместить ещё и электронную копию решения/протокола ОСС, которым собственники помещений в МКД утвердили условия договора управления;
• документа об изменении, прекращении или расторжении договора управления МКД или иного соответствующего документа, подписанного в электронной форме (в том числе с использованием ГИС ЖКХ). При заключении договора управления МКД с каждым собственником помещения в МКД в ГИС ЖКХ размещаются также электронные копии решений/протоколов ОСС, которыми владельцы помещений в МКД утвердили изменение условий договора управления или приняли решение о прекращении действия / расторжении договора.

УК могут не представлять собственникам информацию, не предусмотренную Стандартом раскрытия

ОСС и собственники март’16

Электронный образ документа

Согласно Приказу Роскомнадзора от 01.02.2012 № 61 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству...» электронный образ документа - это «электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе».

Приказ Росрегистрации от 30 апреля 2014 № П/203 «Требования к электронным образам бумажных документов...» уточняет требования к электронным образам бумажных документов.

Электронный образ документа оформляется в виде файлов в формате .PDF и должен обеспечить визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество предоставленных электронных образов документов должно быть таким, чтобы можно было без труда в полном объёме прочитать текст документа и распознать его реквизиты.

Электронный образ документа, состоящего из двух и более листов, формируется в виде одного файла. Для сканирования документов необходимо использовать режим сканирования документа «оттенки серого» с разрешением 200 dpi.

Обращаем ваше внимание на то, что замазываний, заштриховываний или следов иных вмешательств в электронном образе документа быть не может, он должен быть визуально идентичен оригиналу.

Договоры управления МКД, протоколы и решения ОСС находятся в закрытой части системы сведений, попадающих под действие Федерального закона № 152-ФЗ. Данная информация будет доступна в Личном кабинете ГИС ЖКХ только лицам, имеющим право на её просмотр в соответствии с законодательством Российской Федерации.

ГИС ЖКХ: Состав, сроки и периодичность размещения информации

ГИС ЖКХ октябрь’15