Автоматизация рабочих процессов – злободневный вопрос для управляющих организаций. Чем больше времени сэкономят сотрудники и руководство организации, тем больше они успеют сделать на объектах. Рассказываем, как выйти из ситуации. Без рекламы, только проверенные нами советы.
10+ идей, как УК повысить доход и получить в управление лучшие дома123730
Проблема автоматизации в управляющих организациях
О том, почему управляющим организациям нужно попробовать автоматизировать рабочие процессы на онлайн-семинаре 16 мая рассказал Борис Валит.
На практике внедрить новые инструменты и технологии УО мешает ряд обстоятельств: инертность и технологическая отсталость предприятий жилищно-коммунального хозяйства и УО в частности.
Компании не принимают тот факт, что сейчас в мире происходит новая технологическая революция. А между тем она идёт, и тот, кто опоздает, будет долго навёрстывать упущенное.
Организации не инвестируют в своё развитие и им помогает только «государственный кнут» в виде штрафов. При этом важно осознать, что организации, которые не перейдут на новый технологический уровень, не выдержат конкуренции
Почему УО и ТСЖ будет полезно использовать в работе Телеграм124280
Плохой вариант – проводить автоматизацию наспех
Пытаться автоматизировать рабочие процессы наспех – пускать деньги на ветер. Задумайтесь, вам нужно исправлять подход, если в вашей компании неправильно ставятся цели, а программы для автоматизации выбирает системный администратор или случайный работник.
В вашей компании не собирается обратная связь от сотрудников, которым придётся с этим работать. При этом предпочтение отдаётся дешёвым продуктам.
Новые программы для автоматизации рабочих процессов, внедряются сразу во всех отделах организации. Руководство не разбирается, кому новые технологии нужны уже сейчас, а кто подождёт.
Главная черта, по которой вы можете определить, что автоматизация проводится у вас неправильно – у людей, которые за неё отвечают, нет заинтересованности. Необходимо исправлять ситуацию.
Автоматизируем рабочие процессы с умом
Чтобы автоматизировать рабочие процессы правильно и не нажить себе в коллективе врагов, следуйте приведённым ниже советам.
Попробуйте внедрить для начала пилотный проект в 1–2 отделах, а не сразу во всей организации. Доверьте выбор продуктов ответственным и компетентным сотрудникам. Лично проконтролируйте их выбор.
Определите целью автоматизации создание системы контроля и повышение скорости
- обработки информации,
- обслуживания жителей МКД,
- реакции внутри компании.
Озаботьтесь повышением квалификации вашей управленческой команды: проводите консультации, оплатите доступ к онлайн-курсам, пригласите консультантов. Это необходимо, потому что сотрудникам придётся осваивать новое программное обеспечение.
При необходимости произведите замену линейного персонала. Так как новички получают регламентирующие их работу инструменты, это позволяет им с первых дней работать наравне со старыми сотрудниками.
В разумных пределах применяйте административное воздействие, периодически разъясняйте сотрудникам, что происходит и зачем это нужно.
Мы рекомендуем автоматизировать работу отделов в следующем порядке:
- абонентский (клиентский) отдел,
- технический (производственный) отдел,
- экономический (плановый) отдел,
- финансовый отдел и бухгалтерия,
- кадровый отдел,
- руководство.
Как работать в сервисе «АДС на 100%» и приложении «Моя Квартира»144473
С какими программами начинать автоматизацию
Описание программ, которое вы прочтёте, это не реклама. Всех их мы сами опробовали и успешно применяем в ежедневной работе, поэтому можем смело рекомендовать. Все они бесплатные и подойдут для первых шагов по автоматизации в УО. Сочтите этот рассказ дружеским советом.
Первая программа – Telegram (Телеграм). Она поможет вам организовать общение с сотрудниками. Это бесплатный мессенджер, в котором можно создавать рабочие чаты для переговоров, обмена фотографиями, видео и документами.
Телеграм для компьютера. Оставайтесь на связи: создавайте группы, каналы, ведите список контактов и звоните бесплатно.
Создайте чат на организацию и включите в него всех сотрудников. В этом чате можно размещать объявления, обмениваться информацией с коллегами или обсуждать вопросы компании.
В Телеграме есть возможность создать полезные чат-боты для сотрудников или жителей домов, новостной канал, из которого жители будут узнавать новости организации. На иллюстрации выше представлен новостной канал нашей организации.
Вторая программа, которую мы можем вам посоветовать – Trello (Трелло). Рекомендуем использовать её в качестве планировочных досок, для систематизации накопившейся в организации информации.
Доска Трелло – это реестр, состоящий из списков с карточками, которые используете вы и ваша команда.
Доска в Трелло
Откройте карточку, чтобы добавлять комментарии, прикреплять файлы, создавать чек-листы, добавлять метки, сроки исполнения и многое другое.
Добавляйте фотографии, ссылки и комментарии
Если кто-нибудь перемещает карточку на своем дисплее, она мгновенно переместится и на вашем устройстве. Вы получите уведомления об изменениях где угодно: в приложении, на электронную почту, в браузере на компьютере или в виде всплывающих уведомлений на смартфоне
Трелло бесплатна для большинства задач, у неё есть приложения для iPhone, iPad, телефонов на Android и планшетов.
И третья программа, которую мы рекомендуем руководителям организаций – Evernote. Это приложение для создания заметок. Оно поможет вам сохранить идеи и расставить приоритеты в задачах по проектам и привести в порядок список дел.
Приложение подходит для iPhone, iPad, телефонов на Android, планшетов, компьютеров.
Создавайте папки и распределяйте дела по ним
Придерживайтесь правильной стратегии – начните с автоматизации клиентской и диспетчерской служб в организации. Мы можем вам с этим помочь: автоматизируем работу диспетчерской в сервисе «АДС на 100%». Заполните форму ниже– и мы вам перезвоним.
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами.