Можно ли хранить и передавать техдокументацию МКД в электронном виде

Хранение, актуализация и передача технической документации на дом – обязанность УО. Чтобы работать с ней в соответствии с требованиями законодательства, УО нужно приложить немало усилий. Узнайте, можно ли перевести документы в электронный формат и как при необходимости передать, а также как оптимизировать работу с техдокументацией.

Как УО провести приём-передачу документации на МКД: алгоритм

73558

1

Перечень технической и иной документации на МКД указан в Правилах № 491, № 354 и № 170

Перечень технической документации многоквартирного дома указан в следующих нормативно-правовых актах:

• п. п. 24, 26 Правил № 491;
• п. 1.5 Правил № 170;
• пп. «е», «ж» п. 31, п. 56.1, пп. «б» п. 57 Правил № 354.

В соответствии с п. 1.5 постановления № 170, техническая документация делится на документы длительного хранения и заменяемые в связи с истечением срока их действия. По видам документов её можно разделить на техническую, бухгалтерскую и иную.

УО обязана хранить и передавать техдокументацию на дом при расторжении договора управления

Если собственники помещений в многоквартирном доме заключили договор управления с организацией, то УО должна получать, хранить и передавать техническую и прочую документацию на дом, вносить в неё изменения согласно п. 27 Правил № 491.

При этом весь пакет документов принадлежит собственникам и при смене формы управления или смене управляющей организации техдокументация должна быть передана в новую УО, правлению ТСН или собственникам при непосредственном управлении домом.

Передача техдокументации проводится по акту приёма-передачи, в который включаются сведения о дате, месте его составления и перечне передаваемых документов (п. п. 18-23 ПП РФ № 416).

Согласно ч. 10 ст. 162 ЖК РФ, управляющая организация должна передавать техдокументацию на дом в течение трёх рабочих дней с момента прекращения договора управления:

• новой управляющей организации, ТСЖ(Н), ЖК, ЖСК;
• одному из собственников помещений, определённому решением ОСС – при непосредственном способе управления.

Постановлением Правительства РФ от 13.09.2018 № 1090 отказ УО передать документы, связанные с управлением МКД, отнесён к грубым нарушениям лицензионных требований (пп. «е» п. 4.1 ПП РФ № 1110). Если управляющая организация в надлежащие сроки не передала техдокументацию, её привлекут к административной ответственности по ч. 3 ст. 14.1.3 КоАП РФ за грубое нарушение лицензионных требований.

Как УО восстановить техдокументацию с помощью госорганов и ГИС ЖКХ

14671

5

Передать техдокументацию в электронном виде нельзя – только на бумажном носителе

Причин, почему УО отказываются передать техдокументацию на дом, несколько. Среди них – документация ей не была передана после заключения договора управления либо же часть документов была утеряна.

Законодатели предлагали решить проблему утери и непередачи документов на дом с помощью перевода их в электронный формат и внесение в ГИС ЖКХ. Тогда технические данные на МКД не потерялись бы, а новые УО или ТСЖ могли бы выгрузить электронные образы для работы по управлению домом.

Но данная инициатива пока не получила продолжения. Как считает исполнительный директор Ассоциации «Р1» Ирэн Парсамян, в ближайшие лет пять законодатели не отменят хранение и передачу документов на дом в оригинале – на бумажном носителе.

Административные способы истребования техдокументации на МКД

24480

1

УО может оптимизировать работу с техдокументацией с помощью современных технологий

Уйти от хранения технических документов на дом на бумаге УО и ТСЖ пока не могут. При этом никто им не запрещает хранить эти документы также и в электронном виде. Это поможет сотрудникам УО всегда держать нужные для эксплуатации дома документы под рукой, а также оптимизировать её поиск и хранение. Мы реализовали такое «хранилище» в разделе «Документация» сервиса «АДС на 100%».

С помощью сервиса вы сможете:

1. Структурировать документацию по каждому дому отдельно.

Если домов в управлении много, систематизировать информацию по каждому из них нелегко. Папки занимают много места, не всегда получается найти нужную информацию среди кипы бумаг. Сервис «АДС на 100%» позволяет загружать документы по дому, сразу же структурируя их по категориям:

Они разбиты по категориям для удобства хранения и поиска:

• инструкция по эксплуатации дома;
• проектная документация на МКД;
• градостроительный и кадастровый планы земельного участка;
• документы по ОДПУ;
• акты осмотров, готовности к отопительному периоду;
• документация по текущему ремонту;
• выписки из Росреестра;
• реестры собственников и нанимателей помещений в МКД;
• перечни лиц, использующих ОИ в МКД по договору, и сами договоры;
• решения и протоколы ОСС;
• сведения о сервитутах и иных обременениях.

При загрузке файла через кнопку «Добавить документ» система предлагает сразу же определить категорию документа, выбрав из выпадающего списка:

Допустимые форматы для загрузки в сервис: doc, xls, pdf, а также аудио- и видеоформаты.

Процесс загрузки документа в сервисе

2. Редактировать загруженные документы.

Если вы найдёте в документе ошибку или неточность, их можно заменить в любой момент. Удаляйте или скачивайте документ, публикуйте или снимайте с публикации, при необходимости переименовывайте через кнопку «Переименовать»:

3. Быстро находить нужные документы и собирать как полный их пакет, так и выборочный, например, для передачи по запросу собственника и органа ГЖН или для аварийной бригады.

Любой загруженный в сервис документ можно найти через кнопку «Поиск по категориям» или по наименованию:

4. Выявлять, какие обязательные документы на дом отсутствуют и актуализировать имеющиеся данные.

Сверять перечень документации, которая есть в распоряжении УО, по каждому многоквартирному дому с требованиями Правил № 416 и Правилами № 170 – долго и трудозатратно. Сервис поможет установить, каких документов по какому дому у вас нет, чтобы вы вовремя приняли меры по их восстановлению или актуализации.