Суд вправе не принимать документ, заверенный ненадлежащим образом, в качестве материала к делу. Узнайте, как не ошибиться при заверении приложений к иску о взыскании задолженности.

Документы, необходимые для взыскания задолженности

18 апреля наш постоянный автор, кандидат юридических наук и советник компании ALTHAUS Group по вопросам гражданского и жилищного законодательства Сусана Киракосян на онлайн-семинаре поделилась тонкостями успешного судебного взыскания задолженности за ЖКУ. Сегодня вы узнаете, какие документы УО или ТСЖ должны приложить к иску о взыскании задолженности и как правильно заверить такие документы.  

Чтобы управляющей организации или ТСЖ доказать основания для взыскания задолженности и её размер, придётся потрудится и собрать внушительный пакет документов. Те, кто уже сталкивался с подобной ситуацией, знают, что одностраничного заявления о выдаче судебного приказа будет недостаточно. Рассмотрим полный перечень документов, которые касаются задолженности. Если передать в суд такой пакет, вопросов не возникнет:

1. Учредительные документы взыскателя.

К ним относятся устав управляющей организации или ТСЖ, протокол об избрании директора УО или председателя ТСЖ, свидетельство ОГРН. Сусана Киракосян также рекомендует приложить свежую выписку ЕГРЮЛ, которая подтвердит полномочия руководителя.

2. Документы, подтверждающие право на взыскание задолженности за ЖКУ.

Предоставьте в суд документ, подтверждающий право собственности должника на помещение, протокол общего собрания собственников о выборе способа управления МКД. УО прикладывают к иску также договор управления и копию лицензии.

В качестве дополнительных доказательств можно сделать скриншот перечня домов лицензиата в ГИС ЖКХ, он поможет подтвердить, что вы управляете домом. Акты об оказанных услугах или выполненных работах будут доказательством, что вы оказываете услуги и выполняете работы надлежащего качества.

Кроме того, если в договоре управления может предусмотрен порядок урегулирования споров по оплате задолженности за ЖКУ, предоставьте претензионную переписку с должником.

3. Документы, подтверждающие сумму задолженности.

Это может быть отдельный документ или включённый в заявление расчёт суммы долга за определённый период.

4. Документы, подтверждающие добросовестность взыскателя.

Нормативные правовые акты, регулирующие заверение документов

Пакет необходимых для взыскания задолженности документов собран. Теперь их нужно заверить. Требования к порядку заверения указаны в:

  • ГОСТ Р 7.0.8-2013, который устанавливает термины и определения основных понятий области делопроизводства и архивного дела;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет состав реквизитов документов и правила их оформления. Документ вступит в силу 1 июля 2018 года, до этого действует ГОСТ Р 6.30-2003;
  • Указе Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, в котором представлен порядок выдачи и освидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан.

Кроме того, в управляющей организации или ТСЖ может действовать собственный порядок заверения документов, изложенный в локальном акте – инструкции, регламенте или положении о делопроизводстве.

Общий порядок заверения документов

Начнём с определения понятия заверенной копии документа. Это копия, на которой в соответствии с установленным порядком указаны реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость.

В заверенной копии должны быть:

  • надписи «Верно», «Копия верна»;
  • должность лица, заверившего копию или сведения о его представителе по доверенности;
  • личная подпись заверителя или его представителя;
  • расшифровка подписи;
  • дата заверения.

Сусана Киракосян не рекомендует использовать для заверения документов о задолженности электронную подпись или факсимиле – у суда могут возникнуть сомнения, что они поставлены нужным лицом. Но такой вариант возможен.

Заверение электронных и факсимильных документов

Если вы решили приложить к делу скриншот с ГИС ЖКХ, подтверждающий информацию о том, что вы управляете МКД, такой скриншот следует распечатать и поставить на него подпись заверителя. Также вы можете сделать распечатку переписки с должником с электронной почты.

Только заверенный уполномоченным лицом электронный документ будет иметь доказательную силу (постановление Пленума ВАС РФ от 17.02.2011 № 12).

Документ, переданный в суд по факсу, не считается бесспорным доказательством. Это лишь копия документа, переданная посредством связи. Достоверность факсимильного документа сможет подтвердить отчёт о передаче факса, выводимый аппаратом отправителя.

Если в документе несколько страниц, его можно заверить двумя способами:

  • на каждой странице;
  • прошить документ, пронумеровать страницы и проставить количество страниц, дату и подпись на оборотной стороне последней страницы, в месте прошивки.

Заверение доверенности или её копии

В соответствии с п. 4 ст. 185.1 ГК РФ в случаях, когда взыскателем выступает управляющая организация, доверенность от её имени заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица.

Печать по общему правилу не требуется (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ), но есть исключения. Понадобится она лишь в случаях, если:

  • печать считается обязательным реквизитом в силу закона – для ТСЖ, ЖК, ЖСК;
  • поставить печать необходимо согласно уставу – для УО в форме ООО или АО.

Заверение копий чужих документов

Управляющая организация и ТСЖ могут заверять копии не только собственных, но и чужих документов (абз. 2 п. 1 Указа № 9779-Х). Например, ответ органа ГЖН или ответ должника на претензию.

Заверить копию такого документа можно лишь в случае, если в УО, совершающей заверительную подпись, хранится подлинник документа.

Если предоставить в суд копию чужого документа, исходящего не от управляющей организации, но ей заверенной, суд вправе в приказном порядке отказать в принятии заявления о вынесении судебного приказа (ст. 125 ГПК РФ).

Способы заверения копий документов

Заверить копию документа может:

1. Нотариус, согласно ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате.

2. Суд при предоставлении оригинала документа. На эту меру не стоит полагаться. Она рассчитана на общий, а не приказной исковой порядок рассмотрения спора.

3. Должностное лицом организации в соответствии с абз. 4 п. 1 Указа № 9779-Х.

4. Представитель по доверенности. Это возможно лишь в случае, если в доверенности предусмотрено полномочие представителя заверять копии документов.

Сусана Киракосян объяснила, что документ, заверенный неуполномоченным лицом, суд может признать ненадлежащим доказательством, и он станет бесполезным при рассмотрении дела судом. Это грозит тем, что суд будет вправе отказать в удовлетворении требования управляющей организации или ТСЖ о взыскании задолженности.

Сегодня мы рассказали об одном из нюансов взыскания задолженности за ЖКУ – заверении документов к иску. Но это только одна их тем, которые успела осветить на онлайн-семинаре Сусана Киракосян.

Посмотрите видеозапись онлайн-семинара, чтобы узнать, как рассчитать размер неустойки (пени) по задолженности по ЖКУ, что нужно учесть, если должник – юридическое лицо, с кого взыскивается задолженность, если помещение сдано в наём или аренду, какие обстоятельства освобождают собственников помещений от оплаты жилищно-коммунальных услуг и многие другие.

Мы же в следующей статье объясним, как рассчитывать неустойку по задолженности за ЖКУ.