Организовать эффективно работающую аварийно-диспетчерскую службу – задача непростая, но её должны выполнить все управляющие организации. Рассказываем, как легко и быстро УО может принимать от жителей заявки на работы, направлять их на исполнение и получать отчёты с помощью сервиса «АДС на 100%».
Проверяем, соответствует ли АДС требованиям постановления № 416103250
Используйте онлайн-сервис и электронные журналы для приёма и учёта всех входящих заявок
С 1 марта 2019 года действуют новые правила работы аварийно-диспетчерских служб управляющих организаций. В помощь УО мы разработали сервис «АДС на 100%» и выпускаем видеоинструкции о работе в нём. В первом ролике мы рассказали о ведении в электронной форме журналов регистрации заявок. Вторая мини-инструкция посвящена алгоритму создания заявки и передачи её в работу мастерам УК или подрядчику:
Исполнительный директор РосКвартала Борис Валит показал, как принять от клиента заявку на платные работы с помощью сервиса «АДС на 100%». После авторизации в программе диспетчер попадает в «Журнал заявок», куда и будет заносить поступающие от жителей многоквартирных домов обращения.
Когда житель дома звонит в аварийно-диспетчерскую службу впервые, сотрудник видит только номер его телефона. Если в АДС позвонит клиент, который уже ранее обращался в службу, то при звонке программа отобразит все ранее введённые о нём данные: имя, адрес и информацию о ранее выполненных заявках.
Диспетчер, ответив на звонок и выяснив, что клиент хочет, например, заменить радиатор отопления в квартире, должен создать новую заявку, нажав на соответствующую кнопку. Как это сделать, пошагово рассказано в видеоинструкции.
Вышел первый видеоролик из серии об организации эффективной АДС62972
Уведомляйте мастеров о заявке и времени её исполнения через мобильное приложение или по электронной почте
Диспетчер, заполняя заявку, назначает исполнителя, выбирая его из выпадающего списка. Это может быть сотрудник УО или подрядчик, который выполняет по договору с компанией необходимые жителю дома услуги.
Исполнитель может узнать о новом задании двумя способами:
- Диспетчер звонит ему и передаёт информацию о заказе.
- Уведомление о заявке приходит в мобильном приложении автоматически.
Также уведомления о заявке можно направлять по sms-сообщениям или электронной почте. Последнее удобнее, если работы будет проводить не сама УО, а подрядчик.
Назначить время, когда мастер придёт к клиенту выполнять его заявку, диспетчер тоже может двумя способами. Если заранее неизвестно, во сколько нужный специалист освободится и сможет выполнить заявку, то диспетчер указывает только желаемое для жителя время, диапазон. Затем сотрудник АДС звонит исполнителю, согласовывает конкретное время и уведомляет о нём заказчика.
Более простой способ назначить время исполнения заказа – вести учёт рабочего времени всех исполнителей в сервисе «АДС на 100%». Диспетчер открывает календарь и находит там свободное время для исполнения того или иного заказа. Заказ назначается конкретному специалисту на конкретное время в один клик мышки, и сделать это можно непосредственно во время разговора с жителем дома. Не потребуется перезванивать и отдельно согласовывать время с клиентом и мастером.
При этом после создания заявки в неё можно вносить изменения: выбрать другого исполнителя, иное время исполнения, добавить комментарии и дополнительные сведения. Как это сделать, подробно показано в видеоинструкции.
АДС для управляющей компании: выбираем платформу и программу138360
Предоставьте исполнителям возможность подгружать отчёты и самостоятельно закрывать заявки
Получение отчёта от исполнителя о результатах работы и закрытие заявки в сервисе «АДС на 100%» происходит двумя способами – в зависимости от того, пользуются ли бригады мобильным приложением.
Если приложение не установлено, то передача отчёта о выполнении заявки от исполнителя диспетчеру происходит в «ручном режиме». То есть мастер, выполнив работы, звонит в АДС или приходит лично, чтобы отчитаться о работе. В таком случае диспетчер вручную закрывает заявку в сервисе, нажимая на кнопку «Отменить как выполненную».
Когда мастера пользуются мобильным приложением, то они сами закрывают выполненные заявки, прилагая сразу фотоотчёт о результате работ или фото подписанного акта.
Какие именно сведения необходимо указать в карточке заказа при его закрытии, можно заранее установить для каждого типа принимаемых заявок. Например, при работах, которые требуют расхода каких-либо материалов, при закрытии заявок мастера/диспетчеры будут должны указать, какие материалы были потрачены и в каком количестве.
Откройте для себя все возможности сервиса «АДС на 100%» для современных управляющих организаций
Во втором видеоролике о работе в сервисе «АДС на 100%» мы рассказали и показали, как создавать платные заявки, передавать их своим сотрудникам или подрядчикам, а также контролировать их исполнение, качество работ и сроки.
Эти возможности сервиса позволят УО легко организовать работу аварийно-диспетчерской службы в соответствии с требованиями жилищного законодательства. Если вы ещё не пользуетесь возможностями сервиса «АДС на 100%» и не уверены, что он вам подойдёт, подключите демо-доступ к программе.
Попробовать в действии онлайн-сервис «АДС на 100%» очень просто: оставьте заявку, и с вами свяжется наш консультант, который подробно расскажет, как работать в сервисе. Наш сотрудник поможет настроить диспетчерскую специально под вашу компанию и ваши бизнес-процессы.
В следующей видеоинструкции мы расскажем о том, как с сервисом «АДС на 100%» УО легко организовать работу с письменными обращениями граждан, которые не требуют выезда мастера, вести их учёт и вовремя отвечать на все запросы жителей многоквартирных домов.
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами.
