В условиях пандемии многие работодатели стараются перевести сотрудников на работу из дома. УО, являясь непрерывно работающим предприятием, не может прекратить деятельность, но в их силах дать части коллектива возможность трудиться дистанционно. Рассказываем, как современные технологии способствуют организации удалённой работы сотрудников УО.

Трудовой кодекс РФ предлагает несколько вариантов оформления перевода сотрудников на удалённую работу

Трудовой кодекс РФ не содержит специальных норм, закрепляющих документально перевод работников на дистанционную работу, если для этого есть техническая и организационная возможность. В главе 49.1 ТК РФ регламентированы особенности удалённой работы. Но оформление перехода сотрудника, уже работающего по трудовому договору, на «удалёнку» в период пандемии/эпидемии вызывает вопросы у работодателей.

Есть несколько способов это сделать:

  1. Согласно ст. 72 ТК РФ, которая разрешает изменение условий трудового договора по соглашению сторон. Изменения должны быть оформлены в письменном виде.

В таком случае с сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописываются сроки и формат дистанционной работы, условия оплаты труда, порядок обмена документацией и информацией, а также порядок возмещения сотруднику расходов, которые он понёс дома для выполнения трудовых функций, например, электроэнергии для работы компьютера или телефонной связи и другие важные условия.

  1. Согласно ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ работодатель в условиях эпидемии для её предотвращения или устранения последствий имеет право без согласия сотрудника перевести его на не обусловленную трудовым договором работу на срок до одного месяца. После окончания этого срока работодатель либо переводит сотрудника на привычный режим труда, либо заключает с ним допсоглашение, указанное в п. 1.

В мае 2016 года на информационном портале Роструда специалисты дали разъяснения по частному случаю перевода сотрудника на дистанционную работу в связи с переездом. В частности, они указали, что трудовое законодательство РФ не предусматривает изменение условий трудового договора на дистанционный характер и предложили расторгнуть существующий договор и заключить новый с условием удалённой работы.

Управляющие организации оформляют перевод сотрудников на дистанционную работу внутренними актами: приказами, служебными записками, допсоглашениями. Под статьей, в прикрепленных материалах вы найдёте шаблоны таких документов. Используйте их для организации удалённого труда работников УО. При этом следует отметить, что работодатель не вправе заставить своих сотрудников перейти на дистанционный режим работы, если в стране не введены обязательные меры по переводу работников на «удалёнку».

Сотрудники УО в условиях пандемии работают в штатном режиме и принимают меры для нераспространения вируса

Вне зависимости от того, как оформляется в компании/организации переход сотрудников на дистанционную работу, важным условием для изменения режима труда является наличие возможности у человека выполнять свои обязанности из дома: технической и организационной. Наиболее ярким примером в этой сфере являются управляющие многоквартирными домами организации.

Они подпадают под определение непрерывно работающих предприятий, отвечающих за жизнеобеспечение и поддержание условий жизни населения, и поэтому не могут остановить работу даже в условиях пандемии и отправить всех сотрудников на удалённую работу, прекратив полностью контакты с людьми.

Они должны в штатном режиме убирать подъезды и придомовые территории, выполнять аварийные и иные заявки жителей домов, вести расчёты за ЖКУ, круглосуточно вести аварийно-диспетчерское обслуживание. Это позволит людям, работающим из дома или находящимся на карантине/в самоизоляции, провести это время с максимальным комфортом и в безопасности.

УО в России уже предпринимают меры противодействия распространению вируса:

  1. Проводят дезинфекцию подъездов и придомовой территории МКД:

  1. Переходят на заочное/онлайн обслуживание клиентов: принимают обращения и заявки по телефону, через сайт, мобильные приложения, мессенджеры, группы в соцсетях и по электронной почте.
  2. Временно приостанавливают личный приём в офисах и представительствах, перейдя на дистанционное обслуживание:

  1. Информируют клиентов о мерах личной защиты от коронавируса и даже о том, в каких квартирах дома жители находятся на карантине, если у УО есть такая информация.

Из открытого чата в Вотсапе Ассоциации «Р1»

  1. Проводят инструктаж сотрудников компании по соблюдению личной гигиены и самоизоляции в случааях выявления у себя признаков заболевания или контакта с заболевшим.

УО переводят часть сотрудников на дистанционную работу при наличии технической и организационной возможности

Пока штат многих компаний полностью работает дома, УО выполняет свои обязанности по управлению МКД в тех же объёмах и чаще всего без изменения режима, ведь настроить дистанционную работу для аварийно-ремонтных бригад, обслуживающего дома персонала (дворников, уборщиц и др.) и иных сотрудников УО не представляется возможным.

Однако при наличии технической и организационной возможности УО всё-таки могут перевести часть сотрудников на удалённую работу: юридическую службу, бухгалтерию, отдел по работе с клиентами, финансовый отдел и иные вспомогательные подразделения УО может отпустить на «удалёнку», если внутренние процессы позволяют сотрудникам работать из дома.

Современные цифровые технологии, которые используют управляющие организации, заметно облегчают перевод части сотрудников на работу из дома, например:

  1. Облачный расчётный центр.
  2. Интеграция 1С с ГИС ЖКХ.
  3. Приложение для решения текущих вопросов по дому онлайн «Моя Квартира».
  4. Автоматическое размещение информации в ГИС ЖКХ.
  5. Виджет для сайтов для приёма обращений и заявок

Наладить общение и обмен информацией между сотрудниками отделов помогут мессенджеры, группы в соцсетях, или бесплатные сервисы, например, «Discord», функции которого позволяют общаться в письменном и голосовом режимах.

Примером организации удалённой работы в УО в условиях пандемии может стать перевод на дистанционную работу диспетчеров АДС в компании, которая использует облачный сервис «АДС на 100%» для приёма и обработки заявок от жителей домов:

  1. Для использования облачного сервиса «АДС на 100%» не нужно устанавливать дополнительные программы. Диспетчерам понадобится компьютер и выход в интернет. Чтобы принимать и регистрировать звонки, сотрудники вводят логин и пароль от сервиса – и спокойно работают дома.
  2. Сервис интегрирован с виртуальными АТС, которые позволяют принимать звонки по закреплённому для АДС номеру телефона даже из дома. В том числе можно настроить переадресацию вызова на мобильный телефон сотрудника.
  3. Диспетчеры принимают заявки онлайн и по телефону и тут же направляют их аварийно-ремонтным бригадам, отслеживая дистанционно их исполнение и перемещение бригад.
  4. Нет необходимости переносить на картах памяти или флеш-накопителях какую-то рабочую информацию из офиса домой и обратно: все данные хранятся в облачном сервисе и доступны диспетчеру и руководителю УО 24/7 при входе в «АДС на 100%».

Получается, что для перевода на дистанционную работу диспетчеров АДС управляющей организации, использующей сервис, необходимо позаботиться только о том, чтобы у сотрудников на «удалёнке» был рабочий компьютер/ноутбук, телефон и при необходимости наушники с гарнитурой. Все остальное уже сделали разработчики «АДС на 100%», чтобы АДС управляющей организации работала в соответствии с требованиями законодательства независимо от того, где находятся её диспетчеры.

Будьте здоровы!

Несмотря на то что управляющие организации в условиях пандемии работают в штатном режиме, руководители компаний имеют возможность позаботиться как о клиентах, предоставляя им максимум услуг дистанционно, так и о своих сотрудниках, переведя всех, для кого это технически возможно, на работу из дома. Современные облачные технологии позволяют это сделать быстро и без особых трудностей.

Позаботьтесь о своих сотрудниках и будьте здоровы!

Заполните форму, если хотите принять участие в 30-дневном бесплатном тестировании и использовании сервиса «АДС на 100%». При оплате полного доступа после окончания тестового периода мы предоставим вам бесплатный доступ к курсу «Деловое общение для сотрудников управляющих компаний».

Название вашей организации

Номер телефона или адрес электронной почты для связи

Сколько в вашей организации диспетчеров?

Выполняете ли вы все работы самостоятельно или часть из них (или все) поручаете подрядчикам?

Выполняете ли вы платные заявки?

Извините, произошла ошибка.

Попробуйте позже.